FibuNet webIC ist eine eigenständige, webbasierte Lösung für automatisierten Rechnungsworkflow bzw. Invoice Automation. FibuNet webIC automatisiert und optimiert den gesamten Prozess der
Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen im Unternehmen.
Mit FibuNet webIC werden die notwendigen zeitaufwändigen, wiederkehrenden Tätigkeiten der Rechnungsprüfung und Rechnungsbearbeitung drastisch reduziert.
Die Lösung erhöht die Transparenz und Kontrollfähigkeit im gesamten
Unternehmen. Hierfür werden integrierte Prüfungs- und Genehmigungsabläufe
bereitgestellt sowie leistungsstarke Berichts- und Warnfunktionen. Dies stellt die termingerechte Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen sicher.
Die Vorteile des FibuNet webIC sind offensichtlich:
- Keine manuelle Erfassung mehr, dadurch Reduktion von Zeit und Kosten
- Vermeidung von Eingabefehlern
- Geringerer Verwaltungsaufwand
- Zinsersparnis und Liquiditätsgewinn durch verbesserten Vorsteuerabzug
- Verbesserte Ausnutzung der Skonto-Möglichkeiten
- Verbesserte Prozesskontrolle.
Die Effizienzsteigerung drückt sich auch in den Kosten aus. Laut Experten kostet die Bearbeitung einer Papierrechnung im Schnitt über 11,00 Euro (laut Billentis-Studie 2009 - verfügbar unter www.billentis.com).
Die Bearbeitungskosten für die Eingangsrechnungen lassen sich mit Hilfe des FibuNet webIC nachweislich um über 50% senken.
FibuNet webIC - Nutzen: Produktivitätssteigerung durch Zeitgewinn
Der unternehmensübergreifende Rechnungsworkflow wird umfassend automatisiert und manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert. Durch das unmittelbare Scannen von Rechnungen sind alle Belege im Unternehmen digital verfügbar. Dies sichert einen schnellen Zugriff auf Daten ohne nach Papierbelegen suchen zu müssen.
Liquiditätsgewinn und Zinsersparnis durch zeitnahen VorsteuerabzugDurch die frühzeitige, vollständige Erfassung von Eingangsrechnungen und die
Beschleunigung des Prüfungsprozesses werden Rechnungen zeitnah gebucht.
Damit ist der Vorsteuerabzug ebenfalls zeitnah möglich.
Keine Versäumnisse von Skontofristen, keine MahngebührenDurch die Bearbeitung der Eingangsrechnungen im Prüfungsprozess in Verbindung mit Eskalationsmeldungen wird die Einhaltung von Skontofristen überwacht. Skontoverluste werden so verhindert. Rechnungen werden frühzeitig bearbeitet, Mahngebühren aufgrund liegen gebliebener Rechnungen entfallen.
Geringerer VerwaltungsaufwandDoppelerfassungen werden vermieden. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen können Rechnungsbelege jederzeit und unabhängig von ihrem Standort erfassen, abfragen, bearbeiten und freigeben. So entsteht ein effizienter, reibungsloser Ablauf. Vorerfassung und Kontierung von Rechnungen erfolgt durch Mitarbeiter, die über kein spezielles Buchhaltungs-Know-how verfügen müssen. Dies ermöglicht den Einsatz kostengünstigerer Einsatzkräfte.
Hohe Transparenz, Auskunftsfähigkeit und Imagegewinn
Bei Nutzung des FibuNet webIC kann für jede Rechnung sofort der
Bearbeitungsstand ermittelt und einem Lieferanten der Grund für die
Nichtfreigabe einer Rechnung mitgeteilt werden.
Hohe Sicherheit durch ausgefeilte Rechteverwaltung
In FibuNet webIC können Sie die Benutzerrechte individuell bis auf die Feldebene frei konfigurieren – bis hin zur Ausblendung von Feldern für bestimmte Benutzer oder Gruppen. So sind Sie sicher, dass keiner Ihrer Mitarbeiter seine Kompetenzen überschreitet. Alle Verantwortlichkeiten lassen sich klar abgrenzbar regeln.
Frühzeitiger Monats-/ Jahresabschluss mit vollständigen Daten Rechnungen, die sich noch im Prüfungsprozess befinden, können für den
Monatsabschluss kalkulatorisch berücksichtigt werden. Die mühsame Recherche der Buchhaltungsmitarbeiter bei den Fachabteilungen entfällt. Für den Jahresabschluss können die notwendigen Abgrenzungsbuchungen über das FibuNet webIC schnell und einfach ermittelt werden.
Zeitnahe und genaue Liquiditätsplanung Das FibuNet webIC liefert unmittelbar nach Erfassung genaue Daten über die vorliegenden Rechnungen und ermöglicht so eine detailliertere und bessere Liquiditätsplanung durch Einbeziehen der erfassten aber noch nicht gebuchten Rechnungen.
FibuNet webIC - ZielgruppeFibuNet webIC ist eine branchenunabhängige Lösung. Je nach Geschäftsfeld, Unternehmensstruktur, Größe oder Unternehmensprozess ergeben sich spezifische Einsatzvoraussetzungen für eine besonders lohnenswerte Nutzung des FibuNet webIC.
Im Einzelnen können dies sein:
- Vielzahl von Lieferanten/ Kreditoren
- Vielzahl von Eingangsrechnungen
- Mehrere bis viele verteilte Standorte/ Filialen
- Konsequent oder teilweise dezentralisierte Einkaufsprozesse
- Dokumentierte Bearbeitungs-, Genehmigungs- und Prüfungsstufen
- Kriterienbasierte Freigaben, z.B. nach Lieferanten/ Belegtyp/ Betrag Lange „Transportwege“ von Rechnungen zwischen Standorten oder Bearbeitungsstufen
- Den prüfenden oder bearbeitenden Mitarbeitern können Originalrechnungen nicht physisch vorgelegt werden.
Eine unvergleichlich tiefe Integration des FibuNet webIC einschließlich workflow-
gesteuerter Einbindung der Tätigkeiten in der Buchhaltung (wie z.B. Buchung,
Freigabe, Zahlung, Liquiditätsplanung) ergibt sich in Verbindung mit der FibuNet-Finanzbuchhaltung.
ibuNet webIC kann aber auch an Buchhaltungssysteme anderer Hersteller angebunden werden.
Quelle:
FibuNet GmbH 